Program OPTYK - kompleksowa obsługa zakładu optycznego

• Program pracuje na komputerach w oparciu o system operacyjny Windows (włącznie z wersją Windows 7), nie posiada wygórowanych wymagań sprzętowych - w zasadzie pracuje na każdym sprzęcie dostępnym a rynku w zakresie ostatnich kilku lat. W zależności od potrzeb i wymagań indywidualnych stanowisko komputerowe może być wyposażone w dodatkowe urządzenia (standardowa drukarka dokumentów, drukarka fiskalna, specjalizowana drukarka kodów kreskowych - Zebra, Birch, Dymo, itp., wydruki etykiet i zawieszek na etykietach samoprzylepnych na asortyment w sprzedaży detalicznej, oprawy okularowe i okulary p/słoneczne, skaner kodów kreskowych - odczyt kodów z towarów, odczyt kart stałego klienta, kolektor danych, inwentaryzator umożliwiający wygodne i szybkie przeprowadzanie spisów z natury asortymentów opatrzonych kodem kreskowym, czytnik kart magnetycznych - bezpieczny dostęp użytkowników do programu np. logowanie zamiast systemu haseł, odczyt kart stałego klienta, urządzenia do archiwizacji i przenoszenia danych np. zewnętrzne dyski USB, Pen Drive itp. Wymienione urządzenia współpracujące z systemem jak również materiały eksploatacyjne (estetyczne etykiety/zawieszki, kalki woskowe do drukarek termotransferowych) znajdują się również w ofercie.


• Moduły programu ukierunkowane na bezpośredni kontakt z klientem ułatwiają bieżącą obsługę w 3 płaszczyznach: wykonywanie okularów w systemie zleceń - pełna obsługa zleceń uwzględniająca specyfikę pracy w Zakładzie Optycznym - program prowadzi bazę klientów z pełną historią kontaktów i rozrachunków klienta z Zakładem Optycznym sprzedaż detaliczna funkcja sprzedaży detalicznej umożliwia szybką sprzedaż wszystkich asortymentów na stanowisku wyposażonym w skaner kodów kreskowych badania i rejestracja pacjentów dla użytkowników prowadzących prosta diagnostykę optometrystyczną - z możliwością terminowej rejestracji pacjentów do wybranego optometrysty. Na podstawie przeprowadzonego badania istnieje możliwość utworzenia zlecenia na okulary przez bezpośredni import parametrów soczewek dobranych podczas badania.


• Zlecenia na okulary realizowane są zgodnie z obowiązującą stawką VAT dla wyrobu medycznego. Program automatycznie rozpoznaje przypadki, w których wykonane okulary nie stanowią realizacji "Wyrobu medycznego wykonanego na zamówienie" w rozumieniu przepisów, ograniczając w ten sposób powstawanie pomyłek. Do wykonanych okularów możliwe jest wystawienie "Oświadczenia o zgodności...".


• Zlecenia na okulary można przyjmować zarówno na postawie posiadanych stanów magazynowych poszczególnych elementów zlecenia, jak i na podstawie elementów zamawianych czy podzespołów własnych klienta. Możliwe jest również tworzenie zleceń przez bezpośredni wpis elementów okularów. Status zlecenia jest prowadzony aż do momentu odbioru gotowych okularów przez klienta (przyjęte, zamawiane - zrealizowane, wykonane, zapłacone, odebrane). Po odbiorze możliwe jest również rejestrowanie napraw i przeglądów gwarancyjnych. Do zlecenia istnieje możliwość przyjęcia zaliczki (jednej lub więcej) oraz dopłaty ostatecznej przed odbiorem okularów.


• W rozliczeniach zleceń i sprzedaży detalicznej możliwe jest stosowanie rabatów jednorazowych lub stałych (przyznawanych np. stałym klientom), rejestrowanie zapłaty przy pomocy różnych form płatności oraz uznawanie refundacji na recepty potwierdzone przez NFZ.


• Możliwość pracy programu w trybie fiskalnym z podłączoną drukarką fiskalną. W trybie fiskalnym rejestrowana jest, zgodnie z przepisami, każda transakcja podlegająca obowiązkowi podatkowemu włącznie z zaliczkami na zlecenia na okulary.


• Program prowadzi pełna gospodarkę materiałową zorientowaną na specyfikę organizacji zapasów w Zakładach Optycznych. Prowadzone są 4 magazyny (soczewki okularowe, oprawy, soczewki kontaktowe oraz pozostały asortyment i inne akcesoria). Opis i nazewnictwo kartotek materiałowych umożliwia zapis charakterystycznych parametrów wszystkich używanych w Zakładach Optycznych grup asortymentowych. System gospodarki materiałowej automatycznie aktualizuje stany magazynowe podczas transakcji sprzedaży detalicznej i realizacji zleceń (również przy zwrotach i anulowaniu zleceń). Pozostałe transakcje materiałowe PZ, RW i MM (obrót m/oddziałami) uzupełniają możliwości prowadzenia magazynów. Wszystkie transakcje są realizowane w oparciu o system FIFO.


• System umożliwia prowadzenie inwentaryzacji (zarówno wycinkowej jak i całościowej) dla każdego z magazynów. W zależności od organizacji pracy w Zakładzie Optycznym oraz stosowanego systemu oznaczeń asortymentu, prace inwentaryzacyjne można uprościć przez wydruki arkuszy spisowych, zastosowanie skanera kodów kreskowych lub kolektora danych.


• Wspomaganie systemu znakowania asortymentu - prowadzenie "licznika" użytych kodów kreskowych, możliwość wydruków etykiet z kodem kreskowym oraz pełnych etykiet z nazwą, ceną i kodem. Możliwość wydruku zestawu kodów na zwykłych drukarkach A4 (na papierze A4 z oznaczonymi polami etykiet). W przypadku zastosowania specjalistycznych drukarek kodów kreskowych (termicznych lub termotransferowych) istnieje możliwość edycji i wydruku etykiet na zdefiniowanych formatach etykiet - włącznie z etykietami typu "jubilerskiego" stanowiącymi idealne rozwiązanie do znakowania opraw okularowych i okularów p/słonecznych. System pozwala również na "eksport" plików z formatem etykiet dla zewnętrznych urządzeń znakująco-etykietujących. Możliwość wydruku zestawu etykiet bezpośrednio do partii przyjmowanego towaru lub dla partii towaru przekazywanego do oddziału zakładu.


• Rozbudowany system faktur - umożliwia wystawianie faktur VAT, faktur korygujących VAT, faktur zaliczkowych i końcowych oraz faktur proforma. W ogólnym przypadku wystawianie faktur zostało maksymalnie uproszczone i umożliwia odwołanie do numerów paragonów (przy transakcjach detalicznych), bezpośrednie wskazanie transakcji na liście lub zeskanowaniu kodów kreskowych z blankietów zleceń na okulary. Współpraca programów Optyk w oddziałach/filiach. Program posiada zestaw funkcji do obsługi i zarządzania w zakładach wielooddziałowych. Możliwe jest przesyłanie i wymiana w zasadzie wszystkich danych, przekazywanie towarów (dokumenty przekazywane są w wersji elektronicznej), propagacja (automatyczne zakładanie) kartotek materiałowych, wspólne raporty remanentowe itp. Zakres funkcji dostosowany jest do organizacji i hierarchii oddziałów. W szczególnym przypadku przy wyróżnionym oddziale głównym i centralnej dystrybucji towaru zestaw funkcji upraszcza zarządzanie oddziałami.


• Współpraca programów w sieci lokalnej. Możliwe jest współużytkowanie zasobów programu w sieci lokalnej przez wielu użytkowników równocześnie. Program pracuje w sieciach lokalnych zbudowanych w oparciu o system Windows jak również w sieciach z serwerem dedykowanym (np. Novell).


• Bezpieczeństwo pracy programu i danych zabezpiecza możliwość częstego wykonywania kopii systemu na dowolnym nośniku oraz wielopoziomowy system haseł dostępu. Każdemu z użytkowników można przydzielić zakres uprawnień zezwalających na wykonywanie określonych czynności. System posiada możliwość szybkiego wylogowania się z aplikacji zabezpieczając dostęp do programu osobom postronnym oraz możliwość zastosowania czytnika kart magnetycznych pozwalającego szybko i bezpiecznie logować się do programu.


• Możliwość kontaktu z klientami za pomocą sms-ów i poczty elektronicznej. Sms-y i e-maile mogą być wysyłane indywidualnie do pojedynczych klientów, grupowo - do określonej grupy klientów ze wspólną treścią lub automatycznie - w określonych punktach programu (np. z informacją o zbliżającym się terminie badania lub z informacją o terminie odbioru okularów).


• Współpraca z zewnętrznym oprogramowaniem okulistycznym. W momencie, gdy zakres prowadzonych badań jest szeroki i moduł badań wbudowany w programie Optyk staje się niewystarczający lub w zakładzie jest Gabinet Okulistyczny prowadzący pełną diagnostykę i leczenie przez lekarza okulistę zaleca się stosowanie programu Okulista. Obydwa programy współpracują ze sobą on-line w sieci lokalnej z możliwością zapoznania się przez lekarza pracującego w programie Okulista z asortymentem soczewek znajdujących się na magazynie Optyka oraz automatycznym pobieraniu informacji o pacjencie i zapisanej korekcji przez program Optyk.


• Program posiada wiele innych funkcji ułatwiających zarządzanie Zakładem. Należy wymienić między innymi: pełny moduł kasowy, prowadzenie dzienników sprzedaży, prowadzenie rejestru wydatków bieżących. ównież rozbudowany system zestawień i raportów zawierający kilkadziesiąt wielowariantowych wydruków daje pełny pogląd na prace Zakładu, ułatwia zarządzanie i pozwala na optymalne gospodarowanie zasobami.